Briefpapier & Rechnungsvorlage im Marken-Look: Lohnt es sich?

Lohnt sich Briefpapier im Marken-Look?

Eine Vorlage im Marken-Look lohnt sich für fast jeden Betrieb. Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen landen regelmäßig bei Ihren Kunden – oft häufiger als Flyer oder Visitenkarte. Wenn sie dasselbe Logo, dieselben Farben und Schriften zeigen wie Website und Visitenkarte, wirkt der Betrieb geordnet und wiedererkennbar.

Dazu kommt ein praktischer Nutzen: Eine gut angelegte Vorlage spart bei jedem Dokument Zeit, weil Kopf, Fuß und Pflichtangaben schon stehen. Und Fehler, etwa eine alte Telefonnummer, werden an einer Stelle korrigiert statt in zwanzig Dateien.

Gedruckt oder digital: Was brauchen Sie?

Das hängt davon ab, wie Sie Ihre Dokumente verschicken. Die folgende Übersicht hilft bei der Entscheidung.

Gedrucktes Briefpapier oder digitale Vorlage

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	Digitale Vorlage	Gedrucktes Briefpapier
Gut für	Angebote und Rechnungen als PDF	regelmäßige Briefpost, Verträge, Urkunden
Kosten	einmalige Gestaltung	Gestaltung plus Druck je Auflage
Änderungen	sofort in der Datei	erst mit der nächsten Auflage
Wirkung	einheitlich am Bildschirm	hochwertiger auf Papier, z. B. mit Farbe bis an den Rand
Worauf achten	Schriften installiert, Layout fest	Bürodrucker muss das Papier sauber bedrucken

Ein Hinweis zum gedruckten Briefpapier: Meist wird nur der Kopf mit Logo und Fuß vorgedruckt, der Text kommt später aus Ihrem Bürodrucker dazu. Testen Sie deshalb vor einer großen Auflage, ob Ihr Drucker das Papier sauber einzieht und ob der Text an der richtigen Stelle landet.

Welche Angaben gehören auf den Briefbogen?

Das hängt von der Rechtsform ab. Für eingetragene Kaufleute regelt es § 37a HGB, für die GmbH eine eigene, ausführlichere Vorschrift:

„Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.“

Für Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag sind die Anforderungen geringer; üblich sind vollständiger Name, Anschrift und Kontaktdaten. Welche Angaben für Ihre Rechtsform gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung oder einer Kanzlei. Wir setzen sie anschließend gestalterisch um, meist in einer ruhigen Fußzeile. Eine Übersicht über alle Teile der Geschäftsausstattung gibt Was kostet ein Corporate Design?

Was muss auf eine Rechnung?

Mehr als auf einen Brief, denn hier gilt das Umsatzsteuerrecht. Für Unternehmen mit Umsatzsteuer listet § 14 Abs. 4 UStG die Pflichtangaben. Viele kleine Betriebe sind Kleinunternehmer; für sie gilt eine eigene Vorschrift:

„Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 des Gesetzes steuerfrei sind, muss mindestens folgende Angaben enthalten: 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, 3. das Ausstellungsdatum, 4. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 5. das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe mit einem Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 des Gesetzes) […]“

Für die Gestaltung heißt das: Die Rechnungsvorlage braucht feste Felder für Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Betrag und einen Platz für den Hinweis zur Steuerbefreiung oder zur Umsatzsteuer. Viele Buchhaltungsprogramme erzeugen die Rechnung selbst und erlauben, Logo, Farben und Fußzeile zu hinterlegen. Dann reicht es, diese Einstellungen einmal sauber zu setzen, statt eine eigene Word-Datei zu pflegen.

Wie wird eine Briefvorlage richtig angelegt?

So, dass sie im Alltag nicht zerfällt. Viele Vorlagen sehen beim ersten Öffnen gut aus und verrutschen beim dritten Brief. Diese Punkte verhindern das:

• Feste Bereiche: Kopf, Anschriftfeld, Textbereich und Fußzeile sind fest angelegt, damit beim Tippen nichts wandert. Das Anschriftfeld sitzt passend zum Fensterumschlag; die gängigen Maße dafür beschreibt die Norm DIN 5008.
• Installierte Schriften: Ist die Markenschrift nicht auf allen Rechnern installiert, wird eine Ersatzschrift festgelegt. Sonst ersetzt das Programm sie willkürlich.
• Logo als passende Datei: im Kopf als ausreichend große PNG- oder Vektordatei, nicht als kleines Bild aus der Website. Welche Datei wohin gehört, steht in Logo-Dateiformate erklärt.
• Ausgabe als PDF: Dokumente gehen als PDF hinaus, damit sie beim Empfänger genauso aussehen wie bei Ihnen.

Farben und Schriften sollten zu Visitenkarte und Website passen. Wie Sie diese einmal verbindlich festlegen, erklärt Markenfarben & Typografie richtig wählen.

Was kostet Briefpapier bei Fly & Froth?

Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir den Preis auf Anfrage. Die Gestaltung des Briefbogens baut auf Ihrem Logo und Ihren Farben auf; gedruckt wird auf Wunsch über unseren festen Druckpartner und geliefert, Briefumschläge ebenso. Schicken Sie uns Logo, Rechtsform, Pflichtangaben und die gewünschte Menge, dann bekommen Sie einen festen Preis.

Haben Sie noch kein Logo oder keine festen Farben, ist ein Marken-Startpaket der sinnvollere Anfang: Logo, Visitenkarten- und Stempel-Design ab 169 €, Briefpapier passend dazu. Alle Pakete stehen auf Corporate Design.

Typische Ausgangslagen: drei Beispiele

So ordnen wir typische Anfragen ein. Es sind Beispiele, keine einzelnen Kundengeschichten.

Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware

Ausgangslage

Ein Kleinunternehmer schreibt alle Rechnungen in einem Online-Buchhaltungsprogramm, die Rechnungen sehen aber neutral aus.

Weg & Umsetzung

Logo als passende Datei, Farbwerte und Fußzeile mit Pflichtangaben einmal im Programm hinterlegen; keine eigene Vorlage nötig.

Worauf es ankommt

Den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nicht vergessen.

GmbH mit Briefpost

Ausgangslage

Eine GmbH verschickt Angebote und Verträge per Post und möchte Briefbögen und Umschläge im Marken-Look.

Weg & Umsetzung

Briefbogen mit Pflichtangaben nach § 35a GmbHG in der Fußzeile, dazu eine digitale Fassung für PDFs; Druck und Umschläge über unseren Druckpartner.

Worauf es ankommt

Vor der Auflage einen Testdruck im eigenen Bürodrucker machen.

Word-Vorlage, die ständig verrutscht

Ausgangslage

Ein Betrieb nutzt eine alte Word-Vorlage, in der sich Logo und Fußzeile bei jedem Brief verschieben.

Weg & Umsetzung

Neue Vorlage mit festen Bereichen und einer installierten Ersatzschrift, Logo als ausreichend große Datei.

Worauf es ankommt

Alte Vorlagen von allen Rechnern entfernen, damit nur noch die neue im Umlauf ist.

Häufige Fragen

Brauche ich gedrucktes Briefpapier?

Nur wenn Sie regelmäßig Briefe per Post verschicken. Wer Angebote und Rechnungen als PDF versendet, kommt mit einer digitalen Vorlage im Marken-Look aus.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Das regeln § 14 Abs. 4 UStG und für Kleinunternehmer § 34a UStDV. Kleinunternehmer brauchen unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Identifikationsnummer, Datum, Leistung, Entgelt und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Was kostet Briefpapier bei Fly & Froth?

Briefbogen-Gestaltung und Druck nennen wir auf Anfrage. Schicken Sie uns Logo, Rechtsform, Pflichtangaben und gewünschte Menge, dann bekommen Sie einen festen Preis.

Kann ich die Briefvorlage in Word nutzen?

Ja, wenn sie dafür angelegt ist. Wichtig sind feste Bereiche für Anschrift und Text und Schriften, die auf Ihrem Rechner installiert sind. Sonst verschiebt sich das Layout.

Gehört die Steuernummer auf den Briefbogen?

Auf die Rechnung ja, auf den normalen Briefbogen ist sie nicht vorgeschrieben. Welche Angaben für Ihre Rechtsform gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

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Sie möchten Briefpapier und Rechnungen im Marken-Look? Schreiben Sie uns per WhatsApp an +49 163 1474127 oder über das Anfrageformular. Mit Logo, Rechtsform, Pflichtangaben und gewünschter Menge bekommen Sie einen festen Preis.